Независимо дали искате да управлявате бизнеса си онлайн или просто да се възползвате от предимствата, които мрежата предоставя, изборът на правилната стратегия може да определи успеха или провала на цялото начинание.

В тази глава ще научите за най-популярните методи за управление и как ефективно да идентифицирате и задоволите нуждите на клиентите.

Произходът на Lean

Основите, върху които е изградена концепцията за Lean Management, възникват в Япония през 50-те години. Системата, разработена от 2.Тайчи Оно , известна в английската литература като Toyota Production System (TPS), позволява на Toyota да се трансформира от малка местна компания в глобален играч. В допълнение, системата се използва и от други японски автомобилни компании, като Mazda и Nissan.

Каква е била целта на TPS?

Двата основни принципа на TPS:

	Точно навреме (Just In Time) - система за доставка, гарантираща, че компанията произвежда само това, което се търси, без да създава ненужен излишък и претоварване на складове.
	Jidoka (автономия) - проектиране на системи, които позволяват незабавното откриване на грешки и аномалии по време на производството, осигурявайки високо качество на произведените автомобили.

(Вижте повече на: Official Toyota website)

TPS бързо привлича вниманието на изследователите от Запада, които изтъкват голямото предимство на японската система пред класическите системи за масово производство, използвани в американски и европейски фабрики.

Самият термин „Lean production“ се появява за първи път в статията на Джон Крафтчик, а по-късно е възприет от група изследователи от Масачузетския технологичен институт в книгата им „Машината, която промени света“.

ЗАЩО СЕ НАРИЧА LEAN PRODUCTION?

Цитат на авторите:

„(…) консумира по-малко от всичко останало в масовото производство - наполовина човешки усилия във фабриката, наполовина производствено пространство, наполовина инвестиции в инструменти, наполовина инженерни часове за разработване на нов продукт за наполовина от времето“

(J. P. Womack, D. T. Jones, D. Roos 1990: The Machine That Changed the World, New York, p. 11)

ОТ ПРОИЗВОДСТВО НА АВТОМОБИЛИ ДО УПРАВЛЕНИЕ НА START-UP ПРЕДПРИЯТИЯ

На този етап вероятно се чудите как да използвате система за производство на автомобили в бизнес, който изобщо не се основава на производство?

Отговорът на този въпрос е Lean Management.

С нарастващата популярност на lean production (стегнато производство) в различни индустриални сектори, са правени  многобройни опити да се пренесат неговите принципи в областта на управлението на организациите като цяло. В книгата си „Lean Thinking“, публикувана през 1996 г., Джеймс Уомак представя някои от принципите, които т.нар. „lean organization“ трябва да следва.

Това са:

	идентифициране на добавената стойност за потребителите, което е ключов фактор за елиминирането на дейности, които не добавят стойност
	идентифициране на процеса за създаване на добавена стойност, т.е. анализиране на всички дейности от сключването на договора до доставката на готовия продукт или услуга и изключване на тези, които не съответстват със стойностите
	непрекъснат поток, т.е. предоставяне на услуги или продукти по плавен начин, без излишно спиране на машините/компютрите
	„Pull“ система, т.е.  продуктите и услугите трябва да се доставят на клиента само когато са им нужни и в точно необходимия им размер, без да се създават ненужни запаси
	Стремежът  към съвършенството е най-важният принцип на lean thinking, поставя акцент върху постоянното търсене на подобрения и повишаване на качеството на предлаганите услуги и продукти.

Как изглежда това на практика? На първо място, не забравяйте, че истинските подобрения във вашия бизнес могат да дойдат от привидно тривиални неща. Когато четете за системи, за идентифицирането на потока на стойността или за създаването на смукателна система, може да си помислите, че lean се отнася само за абстрактни и много сложни проекти. Всъщност, това е много далеч от истината.

Пример за използването му в организация може да бъде правилното маркиране на вратите в офиса, така че служителите да не се лутат или замяната на нуждата от верификация от трима човека, с тази от един. или замяна на нуждата от верификация от трима човека, с тази от един.

Уверете се, че не оправдавате недостатъците на процесите във вашия бизнес с обяснението, че „винаги сме го правили така“, за да можете да направите бизнеса си по-ефективен и способен да предостави по-добър продукт на клиентите.

ВЪВЕДЕНИЕ:

Понастоящем терминът Agile включва няколко различни методологии и термини. Може би в професионалния или  в личния си живот сте срещали думи като MVP, Scrum или Sprint и сте се чудили какво означават те?

Нека започнем отначало.

Там, където всичко започна

Основите на гъвкавия (agile) подход трябва да се търсят в промените, настъпили в началото на 2000-те години в IT сектора, причинени от нарастващото недоволство към модела на водопада (Waterfall Model).

КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВА ВОДОПАДЪТ?

Това е процес, при който всички етапи са внимателно планирани и в непроменящ се ред, предшествани както от дълга и задълбочена документация, така и от очакванията на клиентите.

Има няколко проблема с този подход:

	първо, разработването на софтуер като творчески процес, не винаги може да се реализира в рамките на точно определен план и плавно да преминава към следващите етапи, без да се връща към предишните;
	второ, тестовете при такива модели се извършват само в края на процеса. Намирането на грешка може да доведе до предотвратяването на пускането на продукта на пазара;
	трето, нуждите, както на пазара, така и на клиента, могат да се променят по време на разработването на продукта. Обаче, на този етап не е възможно да се промени подробната документация, без да се започне отначало. За да добиете по-добра представа за това, нека използваме пример:

ЗА ДА ДОБИЕТЕ ПО-ДОБРА ПРЕДСТАВА ЗА ТОВА, НЕКА ИЗПОЛЗВАМЕ ПРИМЕР:

Да предположим, че сте поръчали автомобил, спортен кабриолет. Заедно с производителя на автомобила прекарвате един месец в избор на всички компоненти - от двигателя до цвета на тапицерията.

След една година най-накрая можете да вземете колата за пробно шофиране. Оказва се, че жабката не се отваря и ремонтът й ще изисква демонтаж на цялата кола, което ще отнеме допълнителни 3 месеца.

По принцип не бихте имали проблем с това, обаче междувременно сте станали родител и сега имате нужда от миниван.

Подобни проблеми (несъгласие спрямо промените; пренебрегване на креативността; третиране на служителите като части на една голяма машина) накараха много програмисти да търсят по-добър начин за създаване на софтуери, който да носи по-голямо удовлетворение както на служителите, така и на клиентите.

През 2001 г. в Юта, по време на среща на 17 представители от IT индустрията, беше създаден документ, за който се счита, че полага началото на Agile - Agile Programming Manifesto

(http://agilemanifesto.org/.)

Благодарение на неговите автори и техния опит в софтуерното програмиране, беше поставен фокус върху факти като тези, че:

хората и взаимодействието им са по-важни от процесите и инструментите

работещият софтуер е по-важен от подробната документация

сътрудничество с клиента при преговаряне е важно

 реакциите спрямо промените, настъпили при изпълнението на плана, са от голямо значение

Авторите на документа също така дадоха ново определение на подхода за създаването на софтуер. Според описанието, софтуерът трябва да бъде доставен на клиента във възможно най-кратък срок, както и неговото създаване да се извършва в непрекъснато сътрудничество с него и да бъде отворен за промени, дори в късните етапи от създаването.
Те също посочват важността на мотивираните и самоорганизирани екипи, които са двигател на иновациите и се грижат за добавената стойност на продуктите, които създават.

Принципите/ценности, представени в манифеста, бързо придобиват голяма популярност, благодарение на което близо 20 години по-късно гъвкавия (agile) подход е норма в IT индустрията. Той присъства в ежедневната работа на най-големите компании на този пазар (например Adobe или Atlassian ), а самият Agile породи множество методологии, най-популярната от които е Scrum (www.scrum.org/).

Agile в твоя собствен бизнес

Предвид своя произход, означава ли, че Agile се отнася само за IT проекти?

Категорично не! След публикуването на манифеста много компании успешно възприемат Agile принципите, което им позволяват да станат по-конкурентоспособни на пазара и готови за промяна, реагирайки по-добре на непредвидените ситуации. Как можете да прехвърлите принципите му във вашия собствен бизнес? Първият от принципите на Манифеста е от решаващо значение за това:

„Задоволяването на нуждите на клиентите чрез навременно и непрекъснато доставяне на стойностен софтуер е нашият най-висок приоритет.“.

ГЪВКАВИЯТ ПОДХОД МОЖЕ ДА БЪДЕ ОБОБЩЕН ЧРЕЗ ПОВТАРЯЩА СЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛНОСТ ОТ ДЕЙСТВИЯ:

Разберете към какво се целите и къде сте в момента.

Направете малка крачка към целта.

Получавайте обратна връзка.

Напасвайте продукта според обратната връзка.

По този начин предоставяте на крайния потребител необходимия минимум. След това определяте следващите стъпки и посоката на развитие въз основа на техните реакции. Нека разгледаме пример:

Да предположим, че искате да създадете бизнес, предлагащ грижа за кучета. Мислите да насочите офертата си главно към собствениците на пудели, имате идея за лого (малък пудел, държащ ножици в зъбите), с което ще отпечатате няколко хиляди рекламни листовки и визитки. Също така имате много идеи за допълнителни услуги във вашата нова компания: релаксиращи вани с балончета, продажба на органични лакомства за кучета, както и козметика за козината.
Тъй като обаче искате да управлявате бизнеса си гъвкаво, започвате с осигуряването на необходимия минимум: отваряне на салона с един щанд за подстригване, като основа на вашия бизнес. След това, възползвайки се от предимствата в интернет, създавате уебсайт и го наричате „Салон за подстригване на кучета“ (логото на мечтите ви трябва да изчака, използвате безплатна снимка намерена в интернет).

По този начин намирате първите си клиенти и когато говорите с тях, разбирате, че:

	Те са доволни от услугата и ви препоръчват на своите приятели, но за съжаление собствениците на пудели имат малко присъствие в района, а собствениците на други домашни любимци се възпират от снимката на пудела;
	Те са щастливи, че рекламирате бизнеса си чрез уебсайтове, тъй като листовки за подстригване на котки затрупват пощенските кутии от месеци;
	Те биха се заинтересували от вани с балончета за своите домашни любимци, но за момента предпочитат да купуват лакомства и козметика от доверен интернет доставчик;

В ТОЗИ ХИПОТЕТИЧЕН, СЪВСЕМ ПРОСТ СЦЕНАРИЙ, ИЗПОЛЗВАЙКИ ОСНОВНИ ГЪВКАВИ ПРИНЦИПИ, ЩЕ УСПЕЕТЕ ДА:

		избегнете разходите, свързани с дизайна на лого, отпечатването на листовки и визитки, които в крайна сметка биха се отразили негативно на вашия бизнес,
		разберете, че можете да разширите бизнеса си и да достигнете до други собственици на кучета, като се откажете от идеята да бъдете салон само за пудели и по този начин увеличите да клиентелата си,
		направете план за по-нататъшно развитие, като започнете да включвате най-популярните допълнения към ваните с балончета (не е нужно да изоставяте идеята за лакомства и козметик, защото можете да ги въведете по-късно, спечелвайки доверието на клиентите си)

След като сте прегледали материала от предишните два раздела, вече сте запознати със стратегиите, които могат да направят вашата компания конкурентноспособна.

Не забравяйте, обаче, че нито едно от тях не е готова рецепта за успех и в някои случаи можете дори да изберете waterfall модела (който все още се използва в публичния сектор или медицинската индустрия, наред с много други). Независимо дали организациите са lean (стегнато) или agile (гъвкаво) управление, общото между тях е, че поставят своите клиенти, техните нужди и удовлетворение на първо място.

За да започнете да проектирате вашата услуга или продукт, можете да използвате Design Thinking.

КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВА ДИЗАЙН МИСЛЕНЕТО (DESIGN THINKING)?

 „Design Thinking е т.нар. подход за иновации, който е ориентиран към човека и черпи идеи от дизайнера, за да задоволи нуждите на хората, възможностите на технологиите и необходимото за постигане на успех в бизнеса.“

(Tim Brown, Executive Director of Ideo — https://designthinking.ideo.com )

Тъй като Design Thinking еволюира и придобива нови форми, е трудно да се даде точно определение за него. По същия начин е трудно да се определи точния ход на следващите етапи на работа по този метод.

Възприема се обаче, че те са 5:

ЕТАПЪТ НА ЕМПАТИЯТА Е МОМЕНТЪТ, В КОЙТО ТРЯБВА ДА СИ ЗАДАДЕТЕ СЛЕДНИТЕ ВЪПРОСИ:

„Кой е клиентът?“

„Къде работи вашият клиент / прекарва време след работа? Къде живее?“

„Какво харесва и какво не?“

"Какво вече има вашият клиент? Какво му липсва?“

„Какви са добавените стойности?“

ЗАЩО ЕМПАТИЯТА В БИЗНЕС МОДЕЛИРАНЕТО Е ТОЛКОВА ВАЖНА?

Защото фокусът върху потребителя в процеса на проектиране, отличава продукта, услугата и целия бизнес.

Когато опознаете вашия потребител, неговите нужди и предишен опит, можете да създадете най-ергономичния продукт или услуга за него.

Този вид дизайн на продукти и услуги, който по същество се фокусира върху изживяването на клиента и е насочен към предоставяне на персонализирани решения, се нарича UX (User Experience/ потребителско изживяване) дизайн.

Въпреки че първоначално терминът UX (User Experience/ потребителско изживяване) се свързва с IT индустрията, сега той придобива все по-голяма популярност в отрасли, които не са свързани с новите технологии, което го прави все по-гъвкав. Производителят на офис седалки, дизайнерът на луксозни автомобили и дистрибуторът на ръкавици за еднократна употреба искат да предоставят възможно най-ергономичните решения. Така че, можете да използвате термина UX, дори ако не сте в IT сектора.

ИЗПОЛЗВАНЕ НА МИСЛОВНИ МОДЕЛИ В UX ДИЗАЙНА.

Мисловните модели са предположения, вярвания и стереотипи, създадени въз основа на минали преживявания, с които интерпретираме света.

Когато проектирате UX, съсредоточете се върху изучаването и прилагането на съществуващи мисловни модели, за да позволите на потребителите да се съсредоточат върху задачата.

Например, когато посещава вашия онлайн магазин, клиентът очаква да види пазарската кошница, към която ще отидат продуктите. Заменяйки кошницата с друга иконка (например космически кораб, който би символизирал експресна доставка) може да забави покупката, защото клиентът трябва да разработи нов модел, при който продуктите отиват на кораба, или покупката изобщо няма да бъде завършена!

Онлайн бизнесът се основава до голяма степен на дистанционна работа - компютър, таблет, смартфон, множество инструменти и приложения.

        ИМАТЕ ЛИ НУЖДА ОТ НОВИ ТЕХНОЛОГИИ ЗА РАБОТА ОНЛАЙН?

Несъмнено. Без подходящите инструменти нещата никога няма да проработят. Никой няма да чуе за вас. Никой няма да разбере какво предлагате.

ОЗНАЧАВА ЛИ ТОВА, ЧЕ ИМАТЕ НУЖДА ОТ СРЕДСТВА, ЗА ДА СТАРТИРАТЕ ОНЛАЙН БИЗНЕС?

Не. Първата грешка на новите бизнеси е, че те инвестират пари в онлайн приложения и инструменти, които за кратки периоди от време нямат възвръщаемост. Вместо инвестирани, парите са замразени или загубени завинаги.

За да постигнете успех в онлайн среда, не е нужно да инвестирате веднага в инструменти и приложения. На пазара има много безплатни версии, които ще ви позволят да развивате бизнеса си успешно. Всичко, от което се нуждаете, е надеждна интернет връзка и няколко безплатни приложения.

Рано или късно ще трябва да говорите с вашия клиент или бизнес партньор. Ако управлявахте традиционен бизнес, щяхте да се срещнете в офиса. В онлайн бизнеса ефективността по отношение на времето е от по-голямо значение.

Ако искате да обсъдите с вашия клиент / партньор подробностите по договора, плана на проекта, оценка на разходите - на първо място, фокусирайте се върху непряката комуникация.

Ако искате да опознаете вашия клиент / партньор или да започнете ново партньорство, проверете дали се разбирате добре - уговорете разговор по телефона или видео разговор.

Не забравяйте, че това са по-ангажиращи и по-изморителни форми на комуникация. Уважавайте собственото си време и времето на вашите клиенти / партньори. Не си уговаряйте среща преди:

	да изясните нейната цел (не забравяйте! "Обсъждането на най-важните въпроси по темата X не е целта на срещата!")
	да постигнете съгласие по отношение на дневния ред
	да определите как искате да се обадите (чрез платформа, по телефон)
	(по избор) да разпределите на ролите по време на срещата (примери за роли: ръководител; човек, който води бележник; техническа поддръжка)
	да изчерпате ресурсите на косвената комуникация по темата.

ИЗБОР НА ПЛАТФОРМА

Microsoft Teams vs. Slack

Това са два чудесни инструмента за дистанционна комуникация със сходни функции. В тях ще намерите не само опцията за видеоконференции, но и работа върху споделени файлове, чатове и тематични канали. И двете предлагат безплатни версии, но с ограничени функции. Те са полезни, ако планирате да работите в екип, с редовни подизпълнители или партньори.

https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options

https://slack.com/

 Zoom vs. Webex

Това са два много подобни инструмента за видеоконференции и уебинари. Безплатните версии имат ограничено време за среща (до 40/50 минути) и ограничение в броя участници (до 100 души). Струва си да ги използвате, ако планирате онлайн групови срещи за повече хора и не е необходимо да работите върху споделени файлове в едно и също приложение. Можете да ги употребявате, ако използвате видеоконференции много рядко и не се нуждаете от многокомпонентен инструмент.

https://zoom.us

https://www.webex.com

КАЗУС:

Представете си, че сте избрали Microsoft Teams като инструмент за комуникация с бизнес партньори и клиенти. Научихте се как да го използвате и инвестирахте време, за да обучите двамата си подизпълнители. Един ден започвате работа с голяма международна компания. Планирате да подпишете договор за няколко месеца. Ваша отговорност е да работите директно с екип от 50 специалисти. Оказва се, че компанията работи със Slack от години и изобщо не познава приложението Teams. За вашия нов клиент е напълно нерентабилно да обучи служителите си как да работят с новия инструмент. Разходите за обучение на 50 души биха надвишили вашата заплата. Какво ще правите в тази ситуация?

Запознаването със Slack и обучението на двамата ви подизпълнители е ваша отговорност, защото прилагането му в работата на вашата компания има много по-ниски разходи. Не забравяйте обаче да добавите времето, което отделяте за тази задача, към крайната цена, за която клиентът ще плати за този проект.

От първия модул на този курс вече сте научили как да управлявате проекти. Независимо дали ще изпълнявате малък, или голям проект, lean или agile, и дали ще го изпълнявате сами, или в екип, ще ви е необходимо приложение, което ще ви помогне да се организирате на следващите етапи.

TRELLO ЩЕ РАБОТИ ДОБРЕ ОТ САМОТО НАЧАЛО.

Trello

Trello е много прост и лесен за употреба инструмент. Функции като дъските, списъците със задачи и разговорите ви позволяват да систематизирате работата си по проекта, когато решите да действате самостоятелно или пък да работите в по-голяма група.

Можете да го използвате, за да направите следното:

да събирате онлайн бизнес идеи и да ги анализирате

Всеки ден влизайте в Trello и записвайте идеите, които ви идват на ум, без да преценявате дали те са добри или лоши. След 4 седмици, когато сте събрали достатъчно идеи, прочетете ги една по една и ги анализирайте. Отговорете на следните въпроси:

създайте списък с начини за изпълнение на всяка от тях (алтернативи, планове а, б, в ...)

поставете дългосрочни и краткосрочни цели

Можете да използвате SMART модела за поставяне на цели.

направете списък със задачите, които трябва да изпълните, за да превърнете тези цели в реалност

направете списъци с необходимите инструменти, приложения, оборудване (минимално необходимата), за да започнете

направете списък с контакти, които могат да ви помогнат да развиете бизнеса си

МОЖЕТЕ ДА ИЗПОЛЗВАТЕ SMART МОДЕЛА ЗА ПОСТАВЯНЕ НА ЦЕЛИ.

	Пример: Искам да премина към онлайн/дистанционна работа.
	S - За какво? Как? - "Искам да работя онлайн като виртуален асистент." „ да премина към работа онлайн, защото имам увреждане и искам да мога да работя от вкъщи.“
	М - „Искам да упражнявам професията си онлайн и да работя не повече от 6 часа на ден между 9.00 и 15.00 от понеделник до петък.”
	A - „Искам да работя онлайн и да печеля не по-малко от 2 000 EUR нето на месец“.
	R - "Искам да работя онлайн и да се науча как да използвам 3 онлайн инструмента (инструменти X, Y, Z) през първия месец".
	Т - „Искам да премина към онлайн работа от януари 2021 г.“.

TRELLO ПРЕДЛАГА ВСИЧКО НЕОБХОДИМО И МОЖЕТЕ ЗАПОЧНЕТЕ С НЕГОВАТА БЕЗПЛАТНА ВЕРСИЯ.

https://trello.com

Asana

Asana е мощен и всеобхватен инструмент за работа по проекти и управление на екипи. Ще ви е необходим, ако започнете да изграждате вашия екип или мрежата ви от постоянни подизпълнители и бизнес партньори.

Asana ще ви позволи бързо да се свържете с всеки от тях с помощта на чат, календар, задача и много други. Важно е да обърнете внимание на тестването на приложението. То работи най-добре на мобилно устройство (смартфон, таблет) след включване на известията. Ако член на нашия екип не инсталира мобилното приложение, съществува голям риск той или тя бързо да се изгуби в инструментите и да бъде затрупан от големия брой известия, ако го проверява веднъж на няколко дни. Това е чудесно приложение, което е благоприятно за управлението на собственото ни време. Можете да го използвате безплатно, но с ограничен набор от функции.

https://asana.com

Когато имате онлайн бизнес, трябва да можете да сканирате и изпращате документи на клиенти и бизнес партньори. Характеристиките на онлайн бизнеса се основават на предпоставката, че не е необходимо да имате едно постоянно място, от което да работите. Можете да изпълнявате задълженията и задачите си от всяка локация по света. Това включва инвестиране в дълготрайни активи или по-скоро определяне на това, от което се нуждаете.

Когато нямате постоянен офис, независимо дали пътувате постоянно, или работите от кафене цял ден, защото живеете в малък апартамент, нямате нужда от оборудване като скенер.
 Ако сте мобилни, вашите работни инструменти също трябва да бъдат такива.

Спрямо гореописаната ситуация е много по-добра идея да инвестирате в по-качествен смартфон с голям екран или таблет, на който да инсталирате приложения с вградена OCR технология.

OCR,

Optical Character Recognition), на български Оптично Разпознаване на Символи, позволява на вашето приложение и устройство да разпознават и сканират текст. Сканираните документи могат да бъдат запазени във формат PDF, коментирани, подписани и изпратени обратно на вашия клиент или бизнес партньор.

ТЕСТВАЙТЕ ЕДИН ОТ БЕЗПЛАТНИТЕ ИНСТРУМЕНТИ:

Adobe Scan (Android, iOS)

CamScanner PDF Scanner (Android, iOS)

ПОЗДРАВЛЕНИЯ - ТОКУ-ЩО ЗАВЪРШИХТЕ ЧАСТ 1 ОТ КУРСА "НАСЪРЧАВАНЕ И ИЗГРАЖДАНЕ НА ДИГИТАЛНАТА КУЛТУРА В РАЗВИТИЕТО НА ПРЕДПРИЕМАЧЕСТВОТО"!

Отправяме следната задача към вас:

	Обмислете вашата идея за онлайн бизнес от гледна точка на стратегиите и методите за управление на бизнес, които сте научили и изберете тази, която ще ви помогне да започнете.
	Анализирайте вашия продукт / услуга от гледна точка на Design Thinking / UX и на тази основа направете корекции във вашия бизнес план.
	Изберете 1 онлайн инструмент, необходим да започнете.
	Преминете към втората част на курса „Насърчаване и изграждане на дигиталната култура за предприемачество“, за да научите повече.